Besprechungen aber wie?

Zeitplanung

• Versuche die Besprechung kurz zu halten.
• 15 Minuten
• 25 Minuten
• Beende die Besprechung 5 Minuten vor dem Ende, um Zeit
• für eine Zusammenfassung,
• Ausblick und 
• Aufgabenverteilung zu haben.
• Bereite dich auf die Besprechung vor.
• Egal ob du die Besprechung organisiert hast oder nur daran teilnimmst.
• Einen Tag vorher oder spätestens am Morgen des Tages der Besprechung. Dadurch bleibt Zeit für
• persönliche Gespräche davor, um Informationen zu sammeln
• zusätzliche erforderliche Teilnehmer einzuladen
• die Besprechung abzusagen, weil sie durch die Vorbereitung überflüssig geworden ist.

Agenda

• Vor der Besprechung sollen die Punkte feststehen, über die gesprochen werden soll.
• Je 30 Minuten sollten es nicht mehr als 3 Punkte sein.
• Das Ziel / die Ziele der Besprechung sollten vorher definiert werden.

Asynchrone Kommunikation

• Kann das Status Meeting durch einen anderen Kommunikationskanal ersetzt werden? Zum Beispiel durch einen Chat oder ein Board (Status, Scrum, Kanban).
• Gebe Zusammenhänge und Quellen vor der Besprechung bekannt.
• Nach der Besprechung sollte eine Zusammenfassung jedem Teilnehmer zur Verfügung stehen.

Jedem Teilnehmer müssen die folgenden Regeln bekannt sein.

• Wer ist der Moderator?
• Wie melde ich mich?
• Wo steht die Agenda?
• Falls notwendig auf den Chat aufmerksam machen.

Wenn ein Teilnehmer remote online teilnimmt, ist es besser, wenn alle online teilnehmen. Dadurch ist eine Gleichberechtigung gewährleistet.

Wofür haben wir dann noch Büros?

• Für Gespräche zu Zweit (oder mehr).
• Diese können vorab geführt werden und die online Besprechung verkürzen.

Erzeuge Aufmerksamkeit durch deine Wortwahl

• Dadurch werden Teilnehmer aufgeweckt, die im Autopilot Modus teilnehmen.
• Beispiele für solche Worte sind:
• maximieren
• Fortschritt
• transformieren
• beschleunigen
• ermutigen
• Erzeuge auch im Titel der Besprechung durch deine Wortwahl Aufmerksamkeit.

Versuche aus passiven Teilnehmern aktive zu machen.

• Vermeide es, dass immer nur eine(r) spricht.
• Hebe die Stimmung am Anfang der Besprechung durch ein Aufwärmen. Zum Beispiel mit einem Witz oder einer Anekdote
• Lade jeden Teilnehmer ein, sich aktiv zu beteiligen, indem du Fragen stellst.
• Pausen, in denen niemand spricht, können für eine Besprechung sehr fruchtbar sein.
• Beobachte und höre den Teilnehmern zu.
• Bedanke dich im Anschluss bei den Teilnehmern.

Um die Agenda abarbeiten zu können, stelle spezifische Fragen.

Dinge, die nicht der Agenda dienen, die nicht jeden Teilnehmer betreffen, und die nicht unmittelbar dem Ziel der Besprechung dienen, können ausgelagert werden.

• als Aufgabe an einzelne Teilnehmer
• als weitere Besprechung in kleinerer (oder anderer) Teilnehmer-Zusammensetzung

Weise auf Aktionen nach der Besprechung hin.

• Definiere klare Fristen und Aufgaben
• Weise auf den temporären Chat Kanal hin.

Füge Bewegung hinzu, zum Beispiel indem du mindestens zwei Mal je Minute den Hintergrund änderst.

Darstellung

• Bereite die Informationen grafisch auf.
• Kann jeder alles lesen?

Frage nach Feedback.

Blicke selbst zurück und beurteile dich, deine Gedanken, Handlungen und Gefühle vor/während und nach der Besprechung. (think / do / feel Metrik)

Quelle: Lorraine K. Lee (Youtube, @lorraineklee)